Conservation des documents

Gestion du bureau

Au cours des Transactions quotidiennes de la concession, différents types de documents professionnels sont créés en plus du livre de comptes. Par exemple, des factures de véhicules, des ordres de réparation, des bons de pièces au guichet, des chèques payés, des factures payées, etc. Ces documents devraient être stockés, s’ils sont nécessaires, conformément aux spécifications internes de la concession ou aux exigences légales ou fiscales. Il est recommandé de faire appel aux services d’un conseiller légal et fiscal afin de déterminer la durée à laquelle les différents types de documents devraient être conservés. À la fin de la période de conservation spécifiée pour un certain type de document, le directeur du bureau devrait détruire les documents appropriés.

Grâce à un programme comme celui-ci, la concession peut être assurée que :

• Tous les documents requis par la concession seront disponibles conformément aux recommandations du conseiller légal et fiscal.
• Les documents inutiles seront détruits, garantissant ainsi que l’espace de stockage nécessaire restera au minimum.