October 30, 2016 admin

Encaisse

Gestion du bureau
ENCAISSE

FONDS EN BANQUE

Dès que les relevés de compte pour tous les comptes en banque sont reçus, ils doivent être immédiatement rapprochés avec les enregistrements des livres. Le rapprochement devrait être préparé par un employé qui n’est pas responsable du traitement de l’encaisse ni de l’enregistrement des reçus ou des dépenses d’espèces.

 
FORMAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
    Rapprochement bancaire
  Compte __________________
     Mois de clôture___________, 19___ 
 
  Solde par relevé de compte en banque $  — 
  Ajouter : Dépôts non crédités par la banque (Remarque 1)
 $  —   
    Débits bancaires non entrés dans les livres (Remarque 3)       —          —   
        $  — 
  Déduire : Chèques non déposés (Remarque 2)
 $  — 
    Crédits bancaires non entrés dans les livres (Remarque 3)       —          —   
  Solde par livre      $  —   
————
     
  Effets :  
  (1) La date et le montant de chaque dépôt en transit devrait être listé. Les seuls dépôts en transit devraient être effectués à la fin du mois. Le relevé de compte en banque pour le mois suivant devrait indiquer que ces dépôts ont été crédités au début du mois suivant.
  (2) La date, le numéro de chèque et le montant de chaque chèque non déposé devraient être listés. Les chèques impayés au-delà de 90 jours devraient être examinés. Si nécessaire, comme par exemple lorsque le bénéficiaire ne peut pas être identifié et que le chèque reste non déposé au-delà d’une période étendue, un ordre d’opposition devrait être émis à la banque. Des chèques de remplacement devraient être émis si nécessaire. Il est recommandé de faire appel à un conseiller légal en ce qui concerne le traitement approprié des salaires, des dividendes, etc. non revendiqués.
  (3) Les débits bancaires et les notes de crédit, s’ils sont dans l’ordre, devraient être passés dans les livres dans le mois en cours ou le mois suivant et ne devraient pas être reportés plus longtemps qu’il ne le faut sous forme d’éléments de rapprochement.
CAISSE

Le fonds de caisse constitue un moyen pratique pour débourser des espèces pour des achats et des charges mineurs. Le fonds de caisse devrait être sous le contrôle du grand livre selon une méthode du fonds de caisse à montant fixe ; en fait, le montant dans le fonds et le solde du compte du grand livre général restent constants bien que la caisse réellement à disposition varie en fonction des activités journalières. La signature d’approbation d’un directeur de service doit être apposée sur un bon de fonds de caisse pour débourser les fonds dans les limites autorisées pour de telles dépenses.
BON DE FONDS DE CAISSE
Bon de fonds de caisse
RÉSUMÉ DU FONDS DE CAISSE

Les montants payés grâce au fonds de caisse devraient être remboursés en cas de nécessité ou à la fin du mois avec un chèque tiré du compte en banque général. Un formulaire de résumé du fonds de caisse, illustré ci-dessous, listant les bons individuels et la distribution des comptes, peut être utilisé pour justifier la demande de remboursement.

Résumé du fonds de caisse