Comptes créditeurs

Gestion du bureau

La fonction compte créditeurs inclut le traitement des factures pour paiement et la vérification que le total des factures non payées à la fin du mois est égal au solde des comptes créditeurs dans le grand livre général.

Un système de bons de commande devrait être utilisé afin de pouvoir contrôler les dépenses et faciliter le traitement des comptes créditeurs.

Les bons de commande devraient être émis par un nombre restreint de personnes. Généralement, seuls les directeurs de services devraient recevoir l’autorisation de pouvoir émettre des bons de commande. Les types de matériaux ou de services pouvant être contractés et les montants limites devraient également être définis.

Un bon de commande devrait être émis pour l’achat de tous les matériaux et services externes, à l’exception d’achats mineurs via le fonds de caisse.

Un bon de commande devrait être préparé en trois exemplaires et devrait inclure le nom du fournisseur, les instructions d’expédition, la description de l’achat, la quantité, le prix par unité, les termes du paiement et le montant total. Si le matériau ou le service doit être utilisé conjointement avec un ordre de réparation, le numéro de l’ordre de réparation devrait également être indiqué. Les copies du bon de commande devraient être distribuées comme suit :

1. Original : au fournisseur
2. Copie : à la comptabilité
3. Copie : à conserver par l’émetteur

La section suivante décrit le système de pièces justificatives permettant d’enregistrer et de payer les factures des fournisseurs. Le journal des pièces justificatives est une combinaison du journal des achats et du journal des comptes créditeurs. La méthode la plus simple pour assurer la maintenance des comptes de fournisseurs consiste à préparer un dossier ou une pochette de pièces justificatives pour chaque fournisseur dans lequel la totalité des factures, des bons de commande, des bordereaux de marchandises et des états peuvent être remplis avant de faire le rapprochement et d’établir des pièces justificatives pour le paiement. Avant qu’une facture ne soit autorisée à être payée, vous devriez vérifier que le matériau ou le service a bien été reçu. La facture devrait ensuite être associée au bon de commande pour garantir que tous les prix et les quantités sont corrects. Toutes les multiplications et les additions devraient également être vérifiées.

Pour les vendeurs envoyant plusieurs factures par mois, toutes les factures devraient être traitées en fin de mois de sorte que les charges totales du fournisseur puissent être reportées au journal des achats sous forme d’une seule écriture et non pour chaque facture individuelle. Si le volume du traitement des factures des comptes créditeurs est plus important, il est conseillé d’enregistrer les achats dans le journal des achats au cours du mois au lieu de les placer en attente jusqu’à la fin du mois.

Une fois le paiement effectué, les numéros de chèques devraient être entrés dans le journal des achats en face des montants des factures et la dépense mensuelle totale des comptes créditeurs devrait être passée une seule fois dans le journal des décaissements. Cela permet d’éviter les noms et les montants des fournisseurs en double dans le journal des décaissements.

Le solde dans le journal des achats devrait représenter le passif des comptes créditeurs de fin de mois. Il n’est pas nécessaire de conserver des fiches détaillées du grand livre des comptes créditeurs. Si le total des achats des fournisseurs individuels est requis, cette information peut être obtenue à partir des fichiers des factures payées.