Préparation des états financiers |
| REMARQUES GÉNÉRALES |
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Les états financiers du concessionnaire sont conçus pour servir à tous les concessionnaires, quelle que soit l’envergure des entreprises. La préparation des états financiers pour la date d’échéance mensuelle sera facilitée par le traitement systématique des documents de la comptabilité et par des inscriptions comptables conformes aux instructions du manuel des procédures pertinentes du concessionnaire. Le processus comptable de la concession a pour premier objet de fournir rapidement au concessionnaire de l’information précise et utile afin que celui-ci puisse évaluer la situation financière comme les résultats de l’exploitation de l’entreprise dans son ensemble et, aussi, les contributions de ses secteurs individuels aux bénéfices. Le concessionnaire est alors capable de prendre en temps opportun les mesures correctives qui s’imposent. En outre, la présentation d’états financiers précis à FoMoCo, à la date prévue et chaque mois, permet à la Société de trouver des moyennes d’exploitation fiables pour le groupe des concessionnaires, moyennes qui sont utiles à une concession lors de la comparaison de ses résultats et de ceux de concessionnaires semblables ; il s’agit donc d’un outil supplémentaire aidant à améliorer la rentabilité de l’entreprise. Les états financiers présentés à FoMoCo doivent être préparés en fonction de l’année civile, même si l’exercice de certaines concessions se termine à une autre date que le 31 décembre. De plus, les ratios d’exploitation du mois et du cumul annuel devraient paraître dans les états. La conformité à ces exigences permettra au concessionnaire, ainsi qu’à Ford, de procéder à des comparaisons efficaces du rendement de la concession et des moyennes d’exploitation de son groupe. Le mode le plus efficace dont disposent les concessions pour leurs états financiers est la présentation électronique par un des fournisseurs autorisés DSP. Les sommes rapportées dans les états financiers devraient être arrondies à un dollar près. Toutefois, les comptes du grand livre général devraient être en dollars et en cents, et la balance de vérification, en équilibre parfait, y compris les cents. Les soldes du grand livre sont arrondis à un dollar près seulement lorsqu’ils sont inscrits dans les états financiers. Les soldes en cents de 0,50 $ à 0,99 $ devraient être arrondis au dollar supérieur, et ceux de 0,01 $ à 0,49 $, au dollar inférieur. Un solde de grand livre de 257,50 $ deviendrait donc 258 $ dans les états, et un solde de 257,49 $ serait 257 $. En général, les montants arrondis des états financiers devraient être additionnés, soustraits, multipliés et divisés, selon les besoins, sous leur forme arrondie. Par conséquent, les totaux et les sous-totaux des états financiers devraient égaler la somme de leurs éléments des mêmes états. En raison de cet arrondissement, il est possible que les totaux et les sous-totaux des états financiers ne correspondent pas parfaitement aux montants qui proviennent du grand livre général, où paraissent les cents. Par exemple :
Les différences mineures de cette nature dans les états financiers (5,00 $ ou moins) doivent être ignorées. Avant de préparer les états financiers, il est toutefois important de veiller à ce que le grand livre général soit parfaitement équilibré. Les écarts mineurs dans les états financiers peuvent alors s’expliquer par les chiffres arrondis. Le report des montants du coût des ventes vers les états financiers n’est pas nécessaire, et aucune ligne n’est prévue pour ces sommes. (Le coût des ventes peut être déterminé en déduisant les bénéfices bruts des montants des ventes.) Le formulaire du grand livre des ventes et du coût des ventes possède une colonne de bénéfice brut pouvant aider à trouver les montants du bénéfice brut à inscrire dans les états financiers. Le système de comptes numérotés de quatre chiffres, décrit en détail dans le plan comptable du manuel des procédures comptables du concessionnaire, permet d’ajouter au besoin des comptes dans le cadre des groupes comptables de base, afin de répondre aux besoins de concessions données. Le système comptable a été pensé en vue de permettre à la concession de créer de nouveaux comptes où cela est nécessaire. Dans Départementalisation, du manuel des procédures comptables du concessionnaire, des comptes supplémentaires spécifiques sont recommandés. Dans certains cas, la concession peut décider d’opter pour la départementalisation des comptes. Cela peut se faire facilement en changeant le quatrième chiffre du numéro de compte de base. Encore une fois, des recommandations et des exemples spécifiques sont donnés dans Départementalisation, du manuel des procédures comptables du concessionnaire. Il n’est pas nécessaire de recourir à des suffixes, alphabétiques ou numériques, pour le numéro de compte de quatre chiffres. Dans les concessions qui se servent du traitement électronique des données, ce système facilite l’impression automatique des totaux consolidés nécessaires aux états financiers. Les instructions illustrées des pages suivantes décrivent la préparation des états financiers. |