Section 1

Départementalisation

• SYSTÈME DE CONTRÔLE DE GESTION
• SYSTÈME COMPTABLE PAR SERVICE
• CHARGES FIXES
• RÉPARTITIONS DES CHARGES FIXES
• COMPTES 8000-8240

La comptabilité par service, notion souvent rendue par « comptabilité des centres de profit », est un système par lequel les profits sont déterminés pour des services de « centres » au sein de la concession. L’intention qui se cache derrière un tel système dans une concession d’automobiles, comme dans les autres entreprises, est de maximiser les profits par une gestion étroite et éclairée de chacun des services, et ce, en permanence. Le système est des plus efficaces lorsque le directeur général délègue des responsabilités précises aux gestionnaires individuels des services, y compris celles qui ont trait au volume des ventes, au contrôle des dépenses et aux résultats de l’exploitation de leurs services. La planification des objectifs de vente, de dépense et de profit, la direction des activités en fonction des objectifs visés, de même que les rapports sur les résultats concrets par rapport aux objectifs sont des éléments essentiels d’un système à centres de profit qui réussit.

Un système comptable comportant des enregistrements et des rapports précis, faits en temps opportun, en matière de revenu, de dépenses et de profit pour chacun des services, est un outil indispensable d’un système de contrôle du profit par service. La comparaison des résultats concrets et des objectifs prévus permet à la concession de faire ce qui suit :

• Évaluer le rendement de chaque service.
• Déterminer les secteurs qui n’apportent rien aux profits attendus.
• Prendre les mesures correctives, selon les besoins.
• Dresser des plans d’exploitation réalistes pour les mois à venir.

Le contrôle du profit, par service, motive fortement les gestionnaires des services face au rendement en matière de profit ; cela s’explique par leur participation continuelle à la planification des objectifs et parce qu’ils savent que les résultats du service reflètent leurs efforts personnels.

Les états financiers du concessionnaire Ford, formulaire FMC 100, prévoient essentiellement des rapports sur les ventes, les dépenses et le brut des ventes de cinq services d’exploitation — Véhicules neufs, Véhicules d’occasion, Pièces, Service et Atelier de carrosserie.

Les états financiers comprennent aussi des rapports sur les éléments du revenu de base, les dépenses de base, le revenu net de F et A (neufs et d’occasion), les parties de l’entreprise qui s’occupent de location au détail et en gros, et ce, à la page 3 des états financiers. Aux fins des états financiers, le revenu net de F et A est encore intégré au rapport des services des véhicules neufs et d’occasion ; la location au détail et en gros se trouve dans ajouts au revenu. Toutefois, les états financiers et le plan comptable permettent, aux concessionnaires qui le veulent, de traiter ces sections comme des services distincts. Cela permet d’évaluer les gestionnaires de ces secteurs de revenu en fonction du rendement de leurs activités individuelles.

La subdivision supplémentaire des services — par exemple, la séparation des automobiles neuves et d’occasion des camions neufs et d’occasion — peut se faire en créant des numéros de comptes particuliers. Il suffit de changer le dernier chiffre du numéro de compte de base, notamment comme suit :

(Aux fins des états financiers, les soldes des deux comptes particuliers connexes devraient être combinés et comptabilisés sous le numéro de compte de base.)

Il est également possible de procéder ainsi avec les comptes de charges des véhicules neufs et d’occasion, de même que pour les comptes de charges et de revenu de F et A.

Les états financiers prévoient aussi la répartition des dépenses fixes entre les cinq services d’exploitation de base. Des numéros de comptes des services n’ont pas été spécifiquement assignés dans le plan comptable, mais vous pouvez créer des numéros de comptes particuliers à ces fins en changeant le dernier chiffre du numéro de compte de base. Les deux systèmes de numérotation suivants sont suggérés :

Les principes suivants devraient être respectés dans la répartition des charges et des crédits dans les comptes de charges :

• Dans la mesure du possible, les éléments devraient être imputés au service qui engage la dépense. Par exemple, les frais interurbains du gestionnaire des pièces devraient être comptabilisés au service des pièces.
• Lorsqu’il n’est pas possible de rattacher spécifiquement un élément à un service, il devrait être réparti de façon équitable entre les services responsables. Par exemple, les charges mensuelles du service téléphonique, à part les interurbains et l’annonce-annuaire, devraient être réparties selon le nombre d’appareils dans chaque service. Les appareils assignés au concessionnaire, au directeur général et au chef du bureau, qui assument la responsabilité pour l’ensemble des activités de la concession, devraient se trouver dans CHARGES NON IMPUTÉES.
• Lorsque des charges complètes, ou une partie de celles-ci, ne peuvent être rattachées spécifiquement aux services d’exploitation, ou ne peuvent être réparties rapidement entre les services de façon équitable, il faut les comptabiliser aux charges non imputées. Salaire du concessionnaire, compte 8900, est un exemple d’une telle dépense.
• Il faut limiter au minimum les éléments inscrits à Charges non imputées en concevant une base logique de comptabilisation des dépenses aux services responsables. Ainsi, les résultats de chaque service seront plus précis.

LA VENTILATION DES DÉPENSES PAR SERVICE DEVRAIT SE FAIRE AU MOMENT DE L’INSCRIPTION DANS LES JOURNAUX. CES INSCRIPTIONS SONT FACILITÉES SI LES SERVICES À IMPUTER ONT ÉTÉ INDIQUÉS DANS LE DOCUMENT SOURCE INITIAL. DES TIMBRES EN CAOUTCHOUC, CONÇUS POUR MONTRER LE NOM DU SERVICE, AVEC ESPACES POUR LE NUMÉRO ET LE MONTANT DU COMPTE, SONT UTILES À CETTE FIN. CELA FACILITE LES REPORTS OU CHARGES FIXES, DEPUIS LES JOURNAUX VERS LE SERVICE PERTINENT DU GRAND LIVRE ET LA PRÉPARATION SUBSÉQUENTE DES FORMULAIRES FMC 101 OU FMC 102.

Vous trouverez ci-dessous des suggestions pour répartir les charges fixes, le salaire du concessionnaire, les ajouts et les déductions au revenu, de même que les comptes de primes. Ces suggestions donnent des résultats relativement précis, mais il peut y avoir, dans des concessions particulières, des circonstances qui justifient d’autres approches. La méthode suggérée devrait alors être modifiée.

Compte 8000 et 8020, Salaires — Directeur général, salaires, administration

Répartissez directement entre les services d’exploitation le salaire de chaque employé imputé à ces comptes, en fonction des responsabilités de chaque employé. Les salaires des employés, dont les responsabilités sont telles que leur revenu ne peut être réparti directement entre les services d’exploitation (notamment le gestionnaire des activités commerciales), devraient se trouver dans les dépenses non imputées.

Des solutions de rechange consistent à fonder la répartition des avantages sociaux du personnel sur la masse salariale ou sur le nombre d’employés, mais ces méthodes sont habituellement moins précises.

Compte 8100, Impôts de la paie

Les impôts de la paie peuvent être ordinairement répartis directement entre les services d’exploitation. Par exemple, la part FICA de l’employeur correspondrait au montant retenu de l’employé. Les impôts/taxes qui ne peuvent être effectivement répartis peuvent être imputés à la masse salariale imposable ou au nombre d’employés, selon le mode de calcul en cause.

Les impôts visant les employés dont les responsabilités sont telles que leur coût ne peut être réparti directement entre les services d’exploitation devraient se trouver dans les dépenses non imputées.

Compte 8200, Pensions

Le coût des pensions repose habituellement sur un certain nombre de facteurs, y compris les salaire brut, l’âge et la durée du service des participants. Chaque partie du coût des pensions d’un service devrait reposer sur sa part proportionnelle des facteurs pertinents du régime de pension spécifique de la concession. Le coût des pensions visant les employés dont les responsabilités sont telles que leur coût ne peut être réparti directement entre les services d’exploitation devraient se trouver dans les dépenses non imputées.

Une autre méthode, moins précise, serait de fonder la répartition du coût des pensions sur deux facteurs de coût importants tels que le nombre d’employés participants ou le salaire brut des employés participants.

Compte 8220, Publicité institutionnelle

Répartissez-la aux dépenses non imputées à moins que les charges puissent être rattachées à des services d’exploitation spécifiques.

Compte 8240, Promotion institutionnelle

Répartissez-la aux dépenses non imputées à moins que les charges puissent être rattachées à un service d’exploitation.