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À la fin de chaque mois, les documents comptables doivent être soldés et un état financier doit être préparé. L’état financier étant un outil de gestion, il doit être préparé à temps pour refléter la situation financière de la concession et les résultats d’exploitation pour le cumul mensuel et annuel jusqu’à ce jour.
La précision de l’état financier dépend du niveau de précision, d’intégralité et de rapidité de publication des documents justificatifs. À la fin du mois, l’actif, le passif, le revenu et les charges connus ont été entrés dans les comptes. Il est important d’enregistrer le passif et les charges pour les services et les matériaux reçus au cours du mois mais impayés à la fin du mois. Il est également nécessaire d’enregistrer chaque mois les écritures de radiation des charges payées d’avance.
L’état financier mensuel pourra être publié rapidement si l’enregistrement des documents et des Transactions est à jour quotidiennement. Un procédé routinier, tel que celui suggéré ci-dessous, devrait être suivi chaque mois pour enregistrer les écritures de fin de mois et solder les comptes :
| 1. |
Remboursez le fonds de caisse le dernier jour ouvrable du mois. |
| 2. |
Vérifiez que toutes les Transactions comptables ayant pris place au cours du mois ont été entrées dans les journaux. |
| 3. |
Enregistrez dans le journal général la valeur estimative des services et des matériaux achetés au cours du mois et pour lesquels les factures n’ont pas encore été reçues. Ces écritures devraient être annulées au début du mois suivant. |
| 4. |
Calculez les salaires, les traitements et les commissions gagnés mais impayés à la fin du mois. Entrez le total de ces montants dans le Journal des salaires sous Salaires à payer et distribuez les charges dans les colonnes des comptes appropriés. Ces écritures devraient être annulées au début du mois suivant. |
| 5. |
À partir des calendriers justificatifs, entrez les montants des catégories suivantes dans le Journal des écritures standard :
- Rectification des provisions pour les créances irrécouvrables.
- Dépréciation et amortissement pour le mois.
- Écritures de radiation des charges payées d’avance, y compris les assurances, les intérêts, les impôts, etc.
- Charges à payer des impôts y compris l’impôt foncier et les charges sociales.
- Rectification des véhicules d’occasion en inventaire pour refléter la valeur de vente en gros estimative.
- Charges à payer, telles que les intérêts et les assurances.
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| 6. |
Faites le total et équilibrez tous les journaux, puis reportez les journaux dans le Grand livre général. |
| 7. |
Rapprochez les comptes collectifs avec leurs registres auxiliaires respectifs et avec les soldes de l’inventaire physique, tels que :
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| 8. |
Enregistrez dans le Journal général toute entrée de rectification requise pour équilibrer les registres auxiliaires et les comptes collectifs. Reportez les rectifications au Grand livre général. |
| 9. |
Calculez les soldes du Grand livre général pour chaque compte et vérifiez que le Grand livre général est équilibré. |
| 10. |
Calculez et enregistrez le passif annuel cumulé jusqu’à ce jour et rectifié en tenant compte des impôts sur les bénéfices des sociétés. |
| 11. |
Préparez l’état financier. |
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